关于做好2021届毕业生档案整理寄送工作的通知

各系：

毕业生档案是真实记录学生就读期间的学业成绩、学籍异动及奖惩等各方面表现情况，它有利于用人单位等有关部门全面了解毕业生，它对于毕业生的任用和晋升发展将具有极为重要的作用。

为了顺利做好我院2021届毕业生档案整理、移交、寄送工作，请各系高度重视，做好整理自查工作。现将有关事项通知如下：

一、毕业生档案的整理

（一）档案归档材料的内容：

2021届应届毕业生档案归档材料共计九大项，详见《档案归档材料范围》（附件），请各辅导员务必整理齐全。归档材料应装入“福州大学至诚学院学生档案袋”，并用黑色水笔在档案袋封面上注明毕业生的系、专业、年级、学号、姓名、性别、生源地以及归档的各项材料及份数。

（二）档案整理的要求：

1、各系要注意学生档案材料的保密，学生本人不能接触档案。

2、归档材料要完整、真实，并确保规范填写和盖章，不得涂改、添减、勾划、损坏。

3、所有归档材料需认真核对，不得错装、漏装。

4、各毕业班辅导员使用自己的账号登入i至诚数字校园平台，进入“就业系统”模块进行寄送操作，对所有毕业生档案材料内容进行逐一标注，在“未寄送”节点核对毕业生档案去向是否准确，有误的应及时改正。档案材料内容及去向均核对无误后，把需要寄送的数据提交到“待审核”节点，在此节点可批量导出档案寄送清单，并由各系发给EMS工作人员打印特快专递单，同时可在此节点直接打印《学生档案转递通知单》和《人才市场档案签收表》。

5、一个邮政快递套里只能装入一位毕业生的档案，同时将填写完整的《学生档案转递通知单》下联裁下放入邮政快递套内。

二、档案移交、寄送的要求

（一）档案需移交福建青年人才开发中心、福建建筑人才服务中心、中国海峡人才市场的，由学院直接转送，不需要打印写《学生档案转递通知单》和《邮政特快专递交寄单》，也不必装入邮政快递套，只需将档案袋用胶水封口，打包送就业办，并附上一式两份《人才市场档案签收表》，档案排序应与《人才市场档案签收表》顺序一致。

（二）已获得毕业（结业）资格且档案材料齐备的往届毕业生，其档案尚留存在我院的，应当及时整理好，按照2021届毕业生的档案移交寄送要求办理。

三、档案交接、寄送时间

各系应提前到学生工作处档案室领取毕业生档案，将应当归档的材料整理归档后，暂不封口，通知毕业生就业指导中心到各系抽查后，再密封档案袋。各系可提前与EMS工作人员预约档案寄送时间，并由邮政工作人员当场清点档案份数后寄出。

为避免影响毕业生就业和升学，原则上，各系应在2021年7月31日前完成已取得毕（结）业证书并已落实毕业去向的毕（结）业生档案的寄送工作。

取得毕业或结业资格学生的档案材料如不齐全，需及时补齐，并尽快将档案寄出。

四、未尽事宜请与学生工作处毕业生就业指导中心联系协调。联系人：熊老师、林老师；联系电话：87893159。

附件：《档案归档材料范围》

学生工作处

2021年7月12日

附：档案归档材料范围

1、原中学或招生等部门转来的入学档案材料，入学通知书、高招报名表、在校期间其他经学校认定高中毕业生登记表、学籍卡、团组织材料（入团志愿书）等材料；

2、在校期间学生奖惩材料，含在校期间的奖励材料和违纪处分材料；

3、在校期间入党、入团有关材料（党员档案、入团志愿书）；

4、福州大学至诚学院学生登记表（学生签名+辅导员签名+盖学工处公章）；

5、福州大学至诚学院毕业生登记表（班长+团支书+辅导员签字、盖党总支公章）；

6、福州大学至诚学院学生成绩一览表（盖学院公章）和毕业论文答辩委员会鉴定（决议书）；

7、毕业生就业报到证白联；

8、体格检查表；

9、其他应当归档的材料。