关于做好2023届毕业生档案整理寄送工作的通知

各系：

毕业生档案是真实记录学生就读期间的学业成绩、学籍异动及奖惩等各方面表现情况，它有利于用人单位等有关部门全面了解毕业生，它对于毕业生的任用和晋升发展将具有极为重要的作用。

为了顺利做好我院2023届毕业生档案整理、移交、寄送工作，请各系高度重视，做好整理自查工作。现将有关事项通知如下：

一、毕业生档案的整理

（一）档案归档材料的内容：

2023届应届毕业生档案归档材料共计八大项，详见《附件1：档案归档材料范围》，请各辅导员务必整理齐全。归档材料应装入“福州大学至诚学院学生档案袋”，并用黑色水笔在档案袋封面上注明毕业生的系、专业、年级、学号、姓名、性别、生源地以及归档的各项材料及份数（具体示例可参见《附件2：学生档案袋密封及填写示例》）。

（二）档案整理的要求：

1、各系要注意学生档案材料的保密，学生本人不能接触档案。

2、归档材料要完整、真实，并确保规范填写和盖章，不得涂改、添减、勾划、损坏。

3、所有归档材料需认真核对，不得错装、漏装。

4、从今年开始，学生工作部（处）不再统一寄送学生档案，学生档案寄送工作归口各系。

5、一个邮政快递套里只能装入一位毕业生的档案。

二、档案移交、寄送的要求

（一）档案需移交福建青年人才开发中心的，各辅导员可直接联系福建青年人才开发中心工作人员（金亮，13313788937）进行档案交接。档案只需用胶水封口，塑料绳捆绑固定后，附上一式两份《附件3：人才市场档案签收表》，档案排序应与《附件3：人才市场档案签收表》顺序一致，每捆档案数量最多不超过15份，如果档案总份数超过15份，请拆分成多捆打包（具体打包要求参照《附件4：档案转递青年人才开发中心打包示例》）。

（二）档案需要EMS邮寄的，请各辅导员先填写《附件5：邮政快递交寄信息汇总表》，并联系EMS邮政工作人员（王栋，13809528971）打印邮政面单，邮寄封装所需物料，如：EMS泡沫袋、封口胶带、封口签等，均由邮政提供（档案转递单填写参照：《附件6：档案转递单填写示例》，档案转递编号查询流程参照：《附件7：转递编号查询流程》，EMS寄送的打包方式参照：《附件8：档案通过EMS邮政转递封装示例》）。

（三）已获得毕业（结业）资格且档案材料齐备的往届毕业生，其档案尚留存在我院的，应当及时整理好，按照2023届毕业生的档案移交寄送要求办理。

四、数据上传

各辅导员将档案交递寄出后，应及时将寄送的数据汇总至《附件9：档案寄送信息汇总表》中（数据应包含青年人才直送和EMS方式寄送），并上传至学工OA系统的指定通知下，务必确保上传数据的完整性和准确性。

附件：

附件请至学工OA中查看。