关于做好学生档案交接工作注意事项的通知

各总支、各系：

为进一步加强学院学生档案管理工作，确保学生档案的齐全和完整，辅导员在交接学生档案过程中应做好充分的准备、明确交接内容和流程以及交接后的必要支持，确保学生档案工作的连续性和安全性，从而保障学生工作正常运转。现将档案交接有关事项提醒如下：

一、交接前准备

1、核查档案：在交接前，辅导员应仔细核查学生档案，确保档案的完整性和准确性。

2、整理档案材料：按照学院的要求，将学生档案进行分类整理，如入学前档案、学生基础信息等，以便新任辅导员能够快速了解每个学生的基本情况。

二、交接过程中

1、明确交接内容：交接时，应详细列出交接清单，包括但不限于学生个人档案、特殊学生材料（如三困学生、特长学生等）、班级建设资料等。

2、第三方监交：为确保交接的公正性和透明度，可以邀请团委书记或其他辅导员作为第三方进行监交，并对交接过程进行签字确认。

3、详细说明情况：原辅导员应向新任辅导员详细说明班级的整体情况，包括学生的学习状况、性格特点、家庭背景等，以便新任辅导员能够更好地了解学生并开展工作。

4、历史遗留问题和近期工作安排：原辅导员应告知新任辅导员任何历史遗留问题，如离校待考学生档案、未解决的学生问题或即将进行的活动安排，确保工作的连续性和稳定性。

三、交接后支持

1、提供必要支持：在交接后的一段时间内，原辅导员应协助新任辅导员解决可能遇到的问题，确保工作的顺利过渡。

2、及时沟通：若学生在交接后出现任何问题或需要原辅导员的协助，双方应及时沟通，共同解决问题，确保学生的利益不受影响。

四、注意事项

1、保护学生隐私：在交接过程中，应严格遵守学生隐私保护措施，确保学生个人信息不被泄露。

2、细心谨慎：由于涉及学生档案等敏感信息，交接双方应细心谨慎，确保档案的完整性和安全性。

学生工作部（处）

2024年8月26日