关于做好2018届毕业生档案整理寄送工作的通知
各系：
毕业生档案是真实记录学生就读期间的学业成绩、学籍异动及奖惩等各方面表现情况，它有利于用人单位等有关部门全面了解毕业生，它对于毕业生的任用和晋升发展将具有极为重要的作用。
为了顺利做好我院2018届毕业生档案整理、移交、寄送工作，请各系高度重视，做好整理自查工作。现将有关事项通知如下：
一、毕业生档案的整理
（一）档案归档材料的内容：
2018届应届毕业生档案归档材料共计八大项，详见《档案归档材料范围》（附件一）务必整理齐全。归档材料应装入“福州大学至诚学院学生档案袋”，并用黑色水笔在档案袋封面上注明毕业生的系、专业、年级、学号、姓名、性别、生源地以及归档的各项材料及份数。
（二）档案整理的要求：
1、各系要注意学生档案材料的保密，学生本人不能接触档案。
2、归档材料要完整、真实，并确保规范填写和盖章，不得涂改、添减、勾划、损坏。
3、所有归档材料需认真核对，不得错装、漏装。
4、各毕业班辅导员使用自己的账号登入档案管理系统（http://bys.fdzcxy.com/），首先在“待提交”节点将已匹配好的档案去向按需修改或者直接提交档案寄送信息，把需要寄送的学生全部审核到“待审核”节点，并告知院就业办审核。院就业办审核后的数据会提交到第三节点“待寄送”，各系可在此节点直接打印《学生档案转递通知单》和《人才市场档案签收表》。邮政特快专递快递单根据档案管理系统中各系提交的档案去向方案打印，正面不得涂改。邮政特快专递外套的封口处需粘贴“学生档案”封条，背面是粘贴特快专递单处。
5、档案寄往单位相同的档案不得装入同一个快递套里，一份快递单只能填写一份毕业生档案，把填写完整的《学生档案转递通知单》下联裁下放入邮政快递套内。
二、档案移交、寄送的要求
（一）档案需移交福建青年人才开发中心、福建建筑人才服务中心、中国海峡人才市场、福建省机电工程技术人才服务中心的，由学院直接转送，不必填写《学生档案转递通知单》和《邮政特快专递交寄单》，也不必装入邮政快递套，只需将档案袋用胶水封口，打包送就业办，并附上一式两份《人才市场档案签收表》，档案排序应与《人才市场档案签收表》顺序一致。
（二）已获得毕业（结业）资格且档案材料齐备的往届毕业生，其档案尚留存在我院的，应当及时整理好，按照2018届毕业生的档案移交寄送要求办理。
三、档案交接、寄送时间
全院第一批毕业生档案审核、交寄时间为7月2日—6日，具体安排见《2018届毕业生档案交寄时间安排表》（附件二），各系整理好档案后（毕业生档案之前已移交给院学工处档案室的系，按照《安排表》规定时间到学工处302会议室进行归档装袋），暂不封口，按照规定时间，送交就业办抽查后，现场密封档案袋，并由邮政工作人员当场清点档案份数后寄出。
各系《邮政特快专递交寄单》需至少提前一天上传到群邮件，就业办统一发给邮政工作人员打印快递单。经检查无误后需提交纸质材料如下：《学生档案转递通知单》存根、《邮政特快专递交寄单》一式两份、各人才市场的《档案签收表》一式两份。
取得毕业或结业资格学生的档案材料如不齐全，需及时补齐后方能寄出。第二、三批毕业生档案交寄具体时间视教务处毕业名单确定时间而定。
四、未尽事宜请与学生工作处毕业生就业指导中心联系协调。
附件一：
档案归档材料范围.docx
学生工作处
2018年6月27日